La preservación de documentos digitales va más allá de hacer una copia: Juan Voutssás

Para inaugurar el ciclo de conferencias: Presencia en Sinaloa de la Coordinación de humanidades de la UNAM, el jueves 28 de marzo de 2019, en el auditorio “Dr. Julio Ibarra Urrea” de la Universidad Autónoma de Occidente (UAdeO), se llevó a cabo la conferencia Preservación de documentos digitales, a cargo del Dr. Juan Voutssás Márquez, quien fue invitado por El Colegio de Sinaloa. El Mtro. José Isidro Osuna López, director de la Unidad Regional Culiacán de la UAdeO, quien dio la bienvenida al experto en conservación de archivos digitales.

En su participación, Juan Voutssás Márquez explicó que la preservación de documentos digitales va más allá de almacenar la información en repositorios físicos, ya que esto es un proceso más delicado el cual se requiere hacer en equipo. Indicó que el mayor problema de las instituciones es demeritar el avance de las tecnologías y con ello restarle importancia al realizar dicho proceso: “Cuando hablamos de preservar documentos, nos imaginamos a alguien que copia la información de un diskette a una USB; pero, al final esa USB va a caducar y saldrán nuevas tecnologías y nuevos softwares que nos impedirán tener acceso al archivo, y es ahí donde entra nuestro trabajo como preservadores”, anotó.

El investigador de la UNAM señaló que los principales problemas para hacer que realmente un documento se preserve a través del paso de los años es que la obsolescencia tecnológica hace que los documentos digitales sean inaccesibles en un lapso muy corto, a pesar de que permanezcan. Por lo mismo, no podemos dejar sus cadenas de bits inamovibles eternamente; esto los llevaría a ser inaccesibles con el tiempo. Para poder preservarlos, debemos cambiarlos de tiempo en tiempo. A pesar de los cambios, debemos poder garantizar que se mantienen auténticos, íntegros, exactos y confiables, ya que se ha conservado su forma y contenido, posteriormente tienen información que ayuda a verificar su identidad e integridad, luego se han protegido de acciones no autorizadas, y por último se han protegido de pérdida o corrupción accidental”, especificó.

Voutssás Márquez explicó que es ahí donde entra la parte colectiva del trabajo, indicó que, para lograr preservar un documento como original, se debe autentificar desde el principio, el cual debería ser generado por un software, mismo que debería certificar su prolongación y guardar los metadatos para que en un futuro puedan ser leídos por una tecnología más actualizada. Destacó que en caso de ignorar estas indicaciones todos los archivos quedarán obsoletos e irreparables (como si jamás hubiesen existido). Y citó un caso muy popular: “Hay un caso famoso, las cintas de la NASA. La NASA estuvo guardando décadas de información en cintas magnéticas, que mandaban sus sondas y cosas de ese estilo, hubo un día en el que quieran acceder a ellas y se dieron cuenta que las cintas no eran físicamente accesibles, se cae el ácido férrico y la información ya no está. ¡Imagínense, le pasó a la NASA!”, precisó.

Para finalizar, el especialista comentó que, para la preservación de documentos, inevitablemente se necesitan dos recursos: capital humano y un presupuesto elevado, ya que este proceso de preservación requiere tiempo y esfuerzo. Para esto el Dr. Voutssás Márquez sugirió acceder a algunas ligas que funcionan como modelos para realizar esta función de la mejor manera:

UNESCO. “Carta sobre la preservación del patrimonio digital”. 2003. – http://portal.unesco.org/es/ev.php-URL_ID=17721&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html
“Sustainability of Digital Formats – Planning for Library of Congress Collections” – http://www.digitalpreservation.gov/formats/index.shtml
El estándar ISO 19005-1:2005 (Gestión de documentos – Formato de archivo de documentos electrónicos para conservación a largo plazo, Parte 1: Uso de PDF 1.4 PDF/A-1-2) – https://www.iso.org/standard/38920.html
UNESCO. “Carta sobre la preservación del patrimonio digital”. 2003. – http://portal.unesco.org/es/ev.php-URL_ID=17721&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html
OAIS – “The Open Archival Information System”-el cual provee un modelo de alto nivel acerca de la identificación de atributos de archivos y cuyo propósito es asegurar la permanencia de cierta información digital generada por una comunidad dada http://rev-ib.unam.mx/ib/index.php/ib/article/view/57614

Cabe destacar que a esta actividad asistieron diferentes jefes de departamento de Gobierno del Estado, personal del Archivo Histórico de Culiacán, así como del H. Congreso del Estado, entre otros.

El Dr. Juan Voutssás visita Los Mochis

Con el objetivo de seguir el itinerario del ciclo de conferencias: Presencia en Sinaloa de la Coordinación de humanidades de la UNAM, el pasado viernes 29 de marzo del año en curso, el Dr. Juan Voutssás visitó la Universidad Autónoma de Occidente, unidad Los Mochis, con el propósito de darle difusión a su conferencia Preservación de documentos digitales. Ahí fue recibido por la directora de Unidad, Dra. Gisela Cota Yucupicio; la subdirectora Académica, Dra. Esperanza Quintero y la jefa del Depto. De Ciencias Sociales y Humanidades, M.C. Edna Karina Miranda Mondaca.